Digitale Projekt- & Aufgabenverwaltung

Heutzutage arbeiten wir digital – manchmal nur ein bisschen, manchmal auch ganz. An einigen Stellen unterstützt uns digitale Arbeit, an wiederum anderen Stellen macht sie uns das Leben eher schwer – wir greifen auf konventionelle, analoge Methoden zurück. Und genau da beginnt der Wirkungskreis des AUFGABEN.MANAGERS, der im Januar 2020 das digitale Licht der Welt erblickte…

Sie denken wie wir?

 

Sie richten im AUFGABEN.MANAGER exakt Ihre Aufgaben, Abläufe und Checklisten ein – und feilen an diesen Abläufen, bis alles genau so funktioniert, wie Sie sich das vorstellen. Das Beste daran? Alle Einstellungen sind spielend einfach und ganz ohne Einweisung machbar.

Zu unserem Leidwesen haben wir für den AUFGABEN.MANAGER bis heute noch nicht eine Einweisungsschulung verkaufen können – alle Nutzer haben nach kurzer Sichtung der Lösung festgestellt, dass eine separate Schulung für die notwendigen Handgriffe tatsächlich übertrieben ist.

Der AUFGABEN.MANAGER ist direkt in Ihr MUTSAVE™ bzw. Ihren FACHATLAS integrierbar. Somit erstellen Sie direkt aus Ihrem Fachmodul heraus notwendige Aufgaben oder sehen an jedem Objekt alle bereits durchgeführten Aufgaben und deren jeweilige Ergebnisse.

Vor allem die mobile Arbeit mit dem AUFGABEN.MANAGER funktioniert vollständig ohne manuelle Texteingabe – hierzu stehen Auswahl- und Checklisten zur Verfügung. Und wenn Sie doch einmal eine Bemerkung erfassen möchten? Dann unterstützt Sie die integrierte Spracherkennung ganz hervorragend.

Dann werden Sie das hier mögen.

Nur vier Schritte – und Sie sind am Ziel.

01. Strukturieren Sie Ihre Aufgaben

Am Anfang steht Ihre Idee – für welche Themenbereiche sind welche Aufgaben relevant? Steht diese Planung, erstellen Sie für diese Themenbereiche ganz einfach Ihre Aufgabenvorlagen – der übersichtliche Editor unterstützt Sie dabei. Beschreiben und strukturieren Sie den Aufgabenablauf, definieren Sie Checklistenpunkte und legen Erledigungszeitpunkte und ggf. regelmäßige Wiederholungen Ihrer Aufgaben, sogenannte Turnusse an. Turnusaufgaben sind wiederkehrende Ereignisse, die direkt nach einer Erledigung automatisch eine neue Aufgabe im vorgegebenen Turnusintervall anlegen. Diese Aufgabenvorlagen speichern Sie ab – sie stehen Ihnen ab sofort für die Verteilung an gewünschte Kolleginnen und Kollegen Ihres Teams zur Verfügung.

Ihr Zeitaufwand hierfür? Maximal 15 Minuten

02. Verteilen Sie Ihre Aufgaben

Ihre im vorherigen Schritt angelegten Aufgabenvorlagen verteilen Sie nun zunächst an die gewünschten Objekte – beispielsweise wählen Sie nun die Spielplätze Ihrer Verwaltung, die Sie mit Ihrem Kontrollmanagement versehen möchten. Sie haben also Ihre eine Aufgabenvorlage an beliebig viele Objekte, im Beispiel alle Spielplätze Ihrer Verwaltung, geheftet und das gespeichert. Abschließend legen Sie diejenigen fest, die Sie mit diesen Aufgaben beauftragen möchten. Fertig – Ihre Aufgaben sind vollständig vergeben.

Ihr Zeitaufwand hierfür? Maximal 5 Minuten. 

03. Führen Sie Ihre Aufgaben durch

Alle Mitglieder Ihres Teams erhalten ihre Aufgabenlisten – und das direkt auf ihrem Smartphone, Tablet oder PC im Büro. Einfach den AUFGABEN.MANAGER starten und los geht’s. Eine übersichtliche Liste stellt alle zu erledigenden Aufgaben dar – ein einfacher Klick und die zugehörige Checkliste wird geöffnet – diese wird ganz intuitiv direkt auf Ihrem Endgerät ausgefüllt und gespeichert – ein abschließendes Foto dokumentiert den erfolgreichen Abschluss Ihrer Aufgabe. Sie bearbeiten eine Turnusaufgabe? Kein Problem, nach dem erledigen einer Aufgabe wird automatisch eine neue Aufgabe mit identischen Inhalten angelegt.

Ihr Zeitaufwand hierfür? Maximal 2 Minuten. 

04. Dokumentieren Sie Ihre erledigten Aufgaben

Keine Sorge, die Dokumentation einer Aufgabe bzw. deren Erledigung übernimmt der AUFGABEN.MANAGER ganz nebenbei für Sie. Alle Tätigkeiten und Ergebnisse werden einfach nachvollziehbar gespeichert – und das ganz automatisch. Gern können Sie während der Erledigung Ihrer Aufgaben Bilder von der getanen Arbeit bzw. von Schäden, die später zu beheben sind, hinterlegen. Ebenso können Sie nach der Erledigung einer Aufgabe eine professionelle Zusammenfassung aller Tätigkeiten und Ergebnisse, den sogenannten Aufgaben-Report, als PDF ausgeben und diesen unterschrieben archivieren. Alle Aufgaben werden in Ihrem MUTSAVE™ Fachmodul direkt am Objekt (z.B. am entsprechenden Spielplatz) tabellarisch zusammengefasst – Sie haben den sofortigen Überblick über alle durchgeführten Aufgaben und deren jeweiligen Ergebnisse. Darüber hinaus stellt Ihnen die zentrale Aufgabenliste alle Aufgaben, unabhängig vom Thema oder Bearbeiter, in einer übersichtlichen Zusammenfassung dar.

Ihr Zeitaufwand hierfür? Maximal 1 Minute. 

Kleine Details mit großer Wirkung.

Synchroner Sachstand - auf allen Geräten.

Der AUFGABEN.MANAGER ist stets auf dem neuesten Stand – auf allen Geräten. Veränderungen wie beispielsweise die Zuweisung neuer Aufgaben an einen Mitarbeiter werden diesem sofort durch ein optisches Signal angezeigt – andersherum wird der Abschluss einer Kontrollaufgabe und deren Bilddokumentation auch direkt in der Aufgabenzentrale und allen anderen Geräten aktualisiert. Und sollten Sie in einem Funkloch stecken? Dann aktualisiert sich Ihr AUFGABEN.MANAGER selbstständig, sobald wieder eine geeignete Internetverbindung verfügbar ist.

Vollständige Aufgabendokumentation - sogar gerichtsfest.

Der AUFGABEN.MANAGER speichert die Eintragungen, Statusmeldungen und Bildaufnahmen Ihrer Bearbeiter automatisch – so kann nichts verloren gehen. Sie können zu jeder erledigten Aufgabe einen vollständigen Aufgaben-Report erstellen und diesen ganz bequem in Ihrem Dokumentenmanagementsystem oder, wenn gewünscht, auch ausgedruckt im guten alten Aktenschrank archivieren.

 

Turnusaufgaben – zuverlässig und automatisiert.

Viele Aufgaben, wie beispielsweise die Kontrolle von Bäumen im Verkehrsraum, sind regelmäßig durchzuführen – ein entsprechender Kontrollturnus gibt die zeitlichen Abstände zwischen Kontrollgängen vor. Der AUFGABEN.MANAGER erzeugt im Falle sogenannter Turnusaufgaben beim Abschluss einer Aufgabe automatisch eine neue Aufgabe – so verpassen Sie keine Kontrolle und sichern eine lückenlose Durchführung Ihrer Kontrollaufgaben.

Einfache Bedienung - sonst nichts.

Einfach bedienbar müssen Sie sein, unsere digitalen Assistenten. Und Sie werden erstaunt ein, wie einfach der AUFGABEN.MANAGER zu bedienen ist. Durch die Verwendung von Auswahllisten entfällt das lästige Tippen auf Mobilgeräten, einfache Finger-Gestik navigiert Sie in alle Bereiche der Anwendung. Die durchschnittliche Einweisungszeit neuer Nutzer dauert regelmäßig unter 30 Minuten – ein Großteil der Nutzer lernte den Umgang mit dem AUFGABEN.MANAGER ganz ohne fremde Hilfe.

Defekt vor Ort? Holen Sie Hilfe.

Wenn Sie bei der Durchführung Ihrer Aufgaben Probleme, wie beispielsweise defekte Spielgeräte auf dem Spielplatz oder abgelaufene TÜV-Plaketten im Gebäudemanagement feststellen, bietet Ihnen der AUFGABEN.MANAGER die sofortige Veranlassung einer Abhilfe namens „Maßnahme“ an. Diese „Maßnahmen“ werden durch Auswahllisten definiert und den vorgesehenen Stellen, wie beispielsweise Ihrem Bauhof, übertragen. Dort reagieren die Kollegen und beheben die festgestellten Mängel – Sie überwachen dies direkt über Ihren AUFGABEN.MANAGER und schließen Ihre Aufgabe mit dem guten Gefühl ab, tatsächlich alles Notwendige erledigt zu haben.

Alle Aufgaben im Überblick – das Aufgabencockpit.

In der zentralen Aufgabenübersicht laufen alle Aufgaben und Maßnahmen Ihres Hauses zusammen – von hier aus erfolgt die Steuerung aller Aktivitäten. Und damit Sie hier nicht den Überblick verlieren, stellt Ihnen der AUFGABEN.MANAGER einfach sortier- und filterbare Listenansichten, schnelle Verlinkungen zu entsprechenden Objekten und Aufgabendetails, Suchfelder und spezielle Listenansichten, wie beispielsweise „Anzeige aller Aufgaben dieser Woche“, zur Verfügung.

Aus Problemen werden Lösungen.

Das wollen Sie sehen?

Prima, das freut uns. Gern führen wir Ihnen den AUFGABEN.MANAGER in Ihrem Hause und vor allem mit Ihren konkreten Aufgaben vor. Gemeinsam erstellen wir einige Ihrer Wunschaufgaben und stellen Ihnen den gesamten Ablauf von der Erstellung über die Erledigung draußen vor Ort bis hin zur Dokumentation und Archivierung vor. Halten Sie hierzu Ihre eigenen Mobilgeräte bereit – gern können wir diese in die Vorführung einbinden.

Maik Heinemann
Leiter Vertrieb
Dominik Skrentny
Datenaufbereitung & Beratung

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Gute Teams mit gutem Werkzeug.

Bei diesen Kunden wird der AUFGABEN.MANAGER bereits erfolgreich zum Einsatz gebracht.