Aus digitalen Daten erzeugen wir zwei Komponenten: Kompakte Listenansichten und übersichtliche Kartenbilder. Sie wählen ganz einfach die Übersicht, die zu Ihrer Aufgabe passt. Selbstverständlich können Sie in beiden Varianten gezielt nach Objekten Suchen und Listeninhalte durch Filterfunktionen ausdünnen und sortieren.
So haben Sie den Überblick, den Sie für eine zeitgemäße und professionelle Objektverwaltung benötigen.
Sie wissen, an welchem Ort sich das gesuchte Objekt befinden sollte? Sie suchen gezielt nach beispielsweise allen Grünflächen im Zentrum Ihrer Stadt? Prima, dann wird Ihnen die Kartenansicht und räumliche Suche gefallen.
Sie haben nur einen Informations-Schnipsel wie beispielsweise den Nachnamen eines Bürgers, zu dem Sie kurz wissen möchten, an welchen Stellen dieser bereits in Kontakt mit Ihrer Verwaltung stand? Dann wird Ihnen eine Schnellsuche gefallen, mit der Ihnen die Datenbank nur mit der Eingabe Ihres „Schnipsels“ alle Datensätze auflistet, die sich auf Ihrem Server befinden. Im oben gewählten Beispiel zeigt Sie Ihnen, dass zum eingegebenen Nachnamen Mietverträge, Stromlieferverträge, Steuernummern und ein Eigentumsgrundstück existieren.
Digitales Suchen ist Silber – digitales Finden ist Gold. Beenden Sie anstrengendes Aktenwälzen, Kollegenbefragen oder gar Archivrecherchen – starten Sie, ganz im Sinne bekannter Internetsuchmaschinen, mit einem Suchfeld und dem guten Gefühl, dass im „Bauche Ihrer Datenverwaltung“ alle vorliegenden Informationen Ihres Hauses vorhanden sind – Sie müssen sich diese lediglich ausgeben lassen.
Doch müssen die Daten natürlich gehegt und gepflegt werden. Wird Ihnen beispielsweise bekannt, dass auf einem Ihrer Spielplätze bei der letzten Reparaturbedarf festgestellt wurde, ein Mitarbeiter eine flackernde Straßenlampe meldete oder ein Bürger eine neue Kontoverbindung für die Abbuchung der Straßenausbaubeiträge übermittelt hat – springen Sie in den Datensatz und hinterlegen diese Information. Das dauert in der Regel nur wenige Sekunden – wir speichern automatisch einen Veränderungsvermerk, der diese Änderung automatisch dokumentiert und so jeder Mitarbeiter Ihres Hauses genau ersehen kann, wer hier wann und was geändert hat.
Allein daraus ergibt sich die Notwendigkeit Ihren Bestand digital zu erfassen und fortan zu verwalten.
Nur wie kommen Ihre Objekte, ganz gleich, ob es sich um Straßenbäume, Spielplätze, Verkehrsflächen oder Schachteinläufe handelt, in digitaler Form in Ihre Verwaltungs-Software? Wie entstehen übersichtliche Planwerke aus Ihren Daten?
Ganz einfach – geben Sie dem ERFASSUNGSRADAR ein paar Minuten Zeit, Sie zu überzeugen.
Sie richten im AUFGABEN.MANAGER exakt Ihre Aufgaben, Abläufe und Checklisten ein – und feilen an diesen Abläufen, bis alles genau so funktioniert, wie Sie sich das vorstellen. Das Beste daran? Alle Einstellungen sind spielend einfach und ganz ohne Einweisung machbar.
Zu unserem Leidwesen haben wir für den AUFGABEN.MANAGER bis heute noch nicht eine Einweisungsschulung verkaufen können – alle Nutzer haben nach kurzer Sichtung der Lösung festgestellt, dass eine separate Schulung für die notwendigen Handgriffe tatsächlich übertrieben ist.
Der AUFGABEN.MANAGER ist direkt in Ihr MUTSAVE™ bzw. Ihren FACHATLAS integrierbar. Somit erstellen Sie direkt aus Ihrem Fachmodul heraus notwendige Aufgaben oder sehen an jedem Objekt alle bereits durchgeführten Aufgaben und deren jeweilige Ergebnisse.
Vor allem die mobile Arbeit mit dem AUFGABEN.MANAGER funktioniert vollständig ohne manuelle Texteingabe – hierzu stehen Auswahl- und Checklisten zur Verfügung. Und wenn Sie doch einmal eine Bemerkung erfassen möchten? Dann unterstützt Sie die integrierte Spracherkennung ganz hervorragend.
Am Anfang steht Ihre Idee – für welche Themenbereiche sind welche Aufgaben relevant? Steht diese Planung, erstellen Sie für diese Themenbereiche ganz einfach Ihre Aufgabenvorlagen – der übersichtliche Editor unterstützt Sie dabei. Beschreiben und strukturieren Sie den Aufgabenablauf, definieren Sie Checklistenpunkte und legen Erledigungszeitpunkte und ggf. regelmäßige Wiederholungen Ihrer Aufgaben, sogenannte Turnusse an. Turnusaufgaben sind wiederkehrende Ereignisse, die direkt nach einer Erledigung automatisch eine neue Aufgabe im vorgegebenen Turnusintervall anlegen. Diese Aufgabenvorlagen speichern Sie ab – sie stehen Ihnen ab sofort für die Verteilung an gewünschte Kolleginnen und Kollegen Ihres Teams zur Verfügung.
Ihre im vorherigen Schritt angelegten Aufgabenvorlagen verteilen Sie nun zunächst an die gewünschten Objekte – beispielsweise wählen Sie nun die Spielplätze Ihrer Verwaltung, die Sie mit Ihrem Kontrollmanagement versehen möchten. Sie haben also Ihre eine Aufgabenvorlage an beliebig viele Objekte, im Beispiel alle Spielplätze Ihrer Verwaltung, geheftet und das gespeichert. Abschließend legen Sie diejenigen fest, die Sie mit diesen Aufgaben beauftragen möchten. Fertig – Ihre Aufgaben sind vollständig vergeben.
Alle Mitglieder Ihres Teams erhalten ihre Aufgabenlisten – und das direkt auf ihrem Smartphone, Tablet oder PC im Büro. Einfach den AUFGABEN.MANAGER starten und los geht’s. Eine übersichtliche Liste stellt alle zu erledigenden Aufgaben dar – ein einfacher Klick und die zugehörige Checkliste wird geöffnet – diese wird ganz intuitiv direkt auf Ihrem Endgerät ausgefüllt und gespeichert – ein abschließendes Foto dokumentiert den erfolgreichen Abschluss Ihrer Aufgabe. Sie bearbeiten eine Turnusaufgabe? Kein Problem, nach dem erledigen einer Aufgabe wird automatisch eine neue Aufgabe mit identischen Inhalten angelegt.
Keine Sorge, die Dokumentation einer Aufgabe bzw. deren Erledigung übernimmt der AUFGABEN.MANAGER ganz nebenbei für Sie. Alle Tätigkeiten und Ergebnisse werden einfach nachvollziehbar gespeichert – und das ganz automatisch. Gern können Sie während der Erledigung Ihrer Aufgaben Bilder von der getanen Arbeit bzw. von Schäden, die später zu beheben sind, hinterlegen. Ebenso können Sie nach der Erledigung einer Aufgabe eine professionelle Zusammenfassung aller Tätigkeiten und Ergebnisse, den sogenannten Aufgaben-Report, als PDF ausgeben und diesen unterschrieben archivieren. Alle Aufgaben werden in Ihrem MUTSAVE™ Fachmodul direkt am Objekt (z.B. am entsprechenden Spielplatz) tabellarisch zusammengefasst – Sie haben den sofortigen Überblick über alle durchgeführten Aufgaben und deren jeweiligen Ergebnisse. Darüber hinaus stellt Ihnen die zentrale Aufgabenliste alle Aufgaben, unabhängig vom Thema oder Bearbeiter, in einer übersichtlichen Zusammenfassung dar.
Der AUFGABEN.MANAGER ist stets auf dem neuesten Stand – auf allen Geräten. Veränderungen wie beispielsweise die Zuweisung neuer Aufgaben an einen Mitarbeiter werden diesem sofort durch ein optisches Signal angezeigt – andersherum wird der Abschluss einer Kontrollaufgabe und deren Bilddokumentation auch direkt in der Aufgabenzentrale und allen anderen Geräten aktualisiert. Und sollten Sie in einem Funkloch stecken? Dann aktualisiert sich Ihr AUFGABEN.MANAGER selbstständig, sobald wieder eine geeignete Internetverbindung verfügbar ist.
Der AUFGABEN.MANAGER speichert die Eintragungen, Statusmeldungen und Bildaufnahmen Ihrer Bearbeiter automatisch – so kann nichts verloren gehen. Sie können zu jeder erledigten Aufgabe einen vollständigen Aufgaben-Report erstellen und diesen ganz bequem in Ihrem Dokumentenmanagementsystem oder, wenn gewünscht, auch ausgedruckt im guten alten Aktenschrank archivieren.
Viele Aufgaben, wie beispielsweise die Kontrolle von Bäumen im Verkehrsraum, sind regelmäßig durchzuführen – ein entsprechender Kontrollturnus gibt die zeitlichen Abstände zwischen Kontrollgängen vor. Der AUFGABEN.MANAGER erzeugt im Falle sogenannter Turnusaufgaben beim Abschluss einer Aufgabe automatisch eine neue Aufgabe – so verpassen Sie keine Kontrolle und sichern eine lückenlose Durchführung Ihrer Kontrollaufgaben.
Einfach bedienbar müssen Sie sein, unsere digitalen Assistenten. Und Sie werden erstaunt ein, wie einfach der AUFGABEN.MANAGER zu bedienen ist. Durch die Verwendung von Auswahllisten entfällt das lästige Tippen auf Mobilgeräten, einfache Finger-Gestik navigiert Sie in alle Bereiche der Anwendung. Die durchschnittliche Einweisungszeit neuer Nutzer dauert regelmäßig unter 30 Minuten – ein Großteil der Nutzer lernte den Umgang mit dem AUFGABEN.MANAGER ganz ohne fremde Hilfe.
Wenn Sie bei der Durchführung Ihrer Aufgaben Probleme, wie beispielsweise defekte Spielgeräte auf dem Spielplatz oder abgelaufene TÜV-Plaketten im Gebäudemanagement feststellen, bietet Ihnen der AUFGABEN.MANAGER die sofortige Veranlassung einer Abhilfe namens „Maßnahme“ an. Diese „Maßnahmen“ werden durch Auswahllisten definiert und den vorgesehenen Stellen, wie beispielsweise Ihrem Bauhof, übertragen. Dort reagieren die Kollegen und beheben die festgestellten Mängel – Sie überwachen dies direkt über Ihren AUFGABEN.MANAGER und schließen Ihre Aufgabe mit dem guten Gefühl ab, tatsächlich alles Notwendige erledigt zu haben.
In der zentralen Aufgabenübersicht laufen alle Aufgaben und Maßnahmen Ihres Hauses zusammen – von hier aus erfolgt die Steuerung aller Aktivitäten. Und damit Sie hier nicht den Überblick verlieren, stellt Ihnen der AUFGABEN.MANAGER einfach sortier- und filterbare Listenansichten, schnelle Verlinkungen zu entsprechenden Objekten und Aufgabendetails, Suchfelder und spezielle Listenansichten, wie beispielsweise „Anzeige aller Aufgaben dieser Woche“, zur Verfügung.
Prima, das freut uns. Gern führen wir Ihnen den AUFGABEN.MANAGER in Ihrem Hause und vor allem mit Ihren konkreten Aufgaben vor. Gemeinsam erstellen wir einige Ihrer Wunschaufgaben und stellen Ihnen den gesamten Ablauf von der Erstellung über die Erledigung draußen vor Ort bis hin zur Dokumentation und Archivierung vor. Halten Sie hierzu Ihre eigenen Mobilgeräte bereit – gern können wir diese in die Vorführung einbinden.
Bei diesen Kunden wird der AUFGABEN.MANAGER bereits erfolgreich zum Einsatz gebracht.
